Jaka poczta w firmie?

Porównanie propozycji systemów pocztowych dla firm.

Wady i zalety.

Poczta elektroniczna od dawno stała się integralną częścią prowadzenia praktycznie każdego biznesu.
Jeszcze 20 lat temu ciężko było sobie wyobrazić system pocztowy inaczej niż w własnej serwerowni.
Dziś z reguły niemal każde rozwiązanie opiera się o to, co oferują nam firmy hostingowe lub giganci rynku IT
–  Microsoft i Google.

Postaramy się przybliżyć czym to się to różni a przy okazji wskazać alternatywę.

  1. Poczta, którą roboczo nazwaliśmy hostingowa. Są to rozwiązania, które oferuje w Polsce wiele firm takich jak: Nazwa, Home, AZ, WP, ZenBox i wiele innych.
    Zalety
    Głównie to cena, która jest co najmniej konkurencyjna w stosunku do rozwiązań oferowanych przez amerykańskich potentatów.
    W większości przypadków można mieć niejako wszystko w jednym miejscu – opłatę za domenę, hosting strony www i właśnie pocztę.
    Wady
    Większość z tych rozwiązań pocztowych działa w oparciu o popularne standardy przesyłu poczty  czyli IMAP lub POP3. Niestety te protokoły internetowe, choć mają wiele zalet obarczone są też wadami. Jednymi z nich jest m.in brak możliwości śledzenia statusu przesyłanych wiadomości, zwłaszcza wewnątrz organizacji.
    Różnie niestety bywa ze wsparciem użytkowników w przypadku pojawienia się problemów. Tak z samym klientem poczty jak i jej dostarczaniem.
    Dla kogo taka poczta ?
    Zdecydowanie małych firm, które nie dysponują dużym budżetem i mogą sobie pozwolić, na zrobienie wielu rzeczy własnymi środkami.
    Raczej nie polecamy stosować gdy mamy kontrahentów, partnerów za granicą z którymi prowadzimy elektroniczną korespondencję. Z bardzo dużym prawdopodobieństwem można powiedzieć, że pierwszy mail do zagranicznego partnera w najlepszym razie wpadnie do spamu.
  2. Google, Microsoft – Office 365.
    W zasadzie dwa produkty jednak zupełnie różne a co za tym idzie wady i zalety.
    Zalety.
    Oba produkty oferują podobny, bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa pod względem blokady spamu, wirusów i szkodliwego oprogramowania.
    Tak Google jak i Microsoft gwarantują bardzo dużą wiarygodności dostarczenia maila do potencjalnego klienta.
    W przypadku gmail’a niejako w formie premii, z automatu otrzymujemy zintegrowaną pocztę z naszym smartfonem wyposażonym w system Android.
    Z kolej wraz z pocztą Microsoft/Office 365 dostajemy w zależności od wersji, inne aplikację, które stanowią uzupełnienie komunikacji wewnątrz firmy, np, Teamsy, Outlook, OneNote.
    Wady.
    – Wbrew pozorom wdrożenie wszystkich “dobrodziejstw”, które niesie za sobą zintegrowanego systemu typu Office365 (integracja poczty, komunikatorów, SharePointa), nie jest sprawą prostą i wymaga pewnej wiedzy od informatyka, który taki system potrafił by wdrożyć i nim administrować.
    – Bez wątpienia dla wielu małych firm pewną barierę może stanowić cena, która jest kilkanaście procent wyższa od tego co oferują rodzime firmy hostingowe.
    – W przypadku wystąpienia problemów z dostarczaniem lub odbieraniem poczty jedyne wsparcie opiera się o drogę elektroniczną.

3. Poczta stacjonarna – Serwer w firmie.
Można mieć i serwer pocztowy u siebie w biurze. Takie rozwiązania, choć dziś rzadko spotykane wciąż są dostępne. Wiele firm i instytucji publicznych, które przed “rewolucją chmurową” miało serwery pocztowe w własnej sieci komputerowej wciąż stosuje takie rozwiązania.

Dla kogo taka poczta ?

– Dla firmy, która już dysponuje własną infrastrukturą IT – serwer (serwery), przełączniki, firewalle i nie może w całości opierać się o rozwiązania typu “Cloud”.
– Tam gdzie nie dysponujemy pewnym, szerokopasmowym internetem bądź też nie mamy awaryjnego łącza internetowego.
Zalety:
– Niezależność od łącza internetowego. Nawet w przypadku awarii, braku dostępu do internetu, mamy dostęp do danych.
– Brak ograniczeń związanych z miejscem na przechowywanie poczty. Jedynym limitem są ograniczenia samego systemu pocztowego i ilości miejsca na dyskach serwera.
– Kontrola nad przepływem poczty wewnątrz organizacji.

Wady:
Wyższe koszty związane z ochroną anty-spamową, anty-wirusową, również archiwizacją danych.
– W przypadku stosowania komercyjnych systemów pocztowych takich jak GroupWise, Exchange należy doliczyć koszty licencji każdej skrzynki pocztowej.